تُعد وحدة الشؤون الإدارية والمتابعة إحدى الوحدات التنظيمية الرئيسة في معهد البحوث والاستشارات بجامعة تبوك، وتضطلع بدور محوري في تطوير ومتابعة تطبيق السياسات والإجراءات الإدارية، وضمان الالتزام المؤسسي بها في جميع وحدات المعهد. وتعمل الوحدة على تنسيق إجراءات العمل مع الوحدات الإدارية المختلفة، ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها، بما يعزز كفاءة الأداء والانضباط التنظيمي. كما تختص الوحدة بإعداد تقارير المتابعة الدورية، وتحليل نتائجها، ومناقشتها مع الإدارة العليا، واقتراح الإجراءات التصحيحية لمعالجة أوجه القصور وتحسين مستوى الأداء. وتتولى الوحدة إعداد وتحديث قواعد بيانات المتابعة، ورصد الملاحظات والانحرافات التشغيلية، وضمان معالجتها بشكل منهجي ومستمر. وتسهم الوحدة في إعداد التقارير الدورية والسنوية عن نتائج أعمال المتابعة، ورفعها لعميد المعهد لدعم اتخاذ القرار. وتشرف الوحدة على متابعة شؤون الموظفين الإدارية المرتبطة بالحضور والانصراف والإجازات والالتزامات الوظيفية، وفق الأنظمة المعتمدة. كما تقوم الوحدة بحفظ وأرشفة البيانات والمعلومات المتعلقة بمنسوبي المعهد، وضمان سريتها وسلامة تداولها. وتشارك الوحدة في دراسة احتياجات المعهد من الوظائف والتخصصات والمؤهلات، دعمًا للتخطيط الوظيفي الفعّال. وتتولى إعداد القرارات الإدارية المتعلقة بالتكليف والنقل والندب والحسم والجزاءات، ورفعها للجهات المختصة لاعتمادها. وتتابع الوحدة إجراءات إجازات الموظفين الاعتيادية والاضطرارية، وتنظيمها بما يضمن استمرارية العمل. كما تقوم بإعداد تقارير تقييم الأداء الوظيفي للموظفين الرسميين، وفق الأنظمة والتعليمات المعتمدة. كما تسهم الوحدة في تعزيز ثقافة الانضباط المؤسسي والالتزام الوظيفي، ونشر الوعي بالأنظمة والتعليمات الإدارية بين منسوبي المعهد. وتعمل على تطوير آليات المتابعة الإلكترونية والتقارير الذكية، بما يرفع كفاءة الرقابة الداخلية ويدعم التحول الرقمي في الإجراءات الإدارية.