الصفحة الرئيسية

عن الوحدة


تسعى جامعة تبوك إلى جمع الوثائق والمحفوظات الخاصة بها وفهرستها وتصنيفها والمحافظة عليها، وانطلاقاً من التوجيهات والأوامر السامية الكريمة المنظمة لعمل مراكز الوثائق والمحفوظات  بكافة الأجهزة الحكومية، وبناءً على قرار مجلس الوزراء رقم 171 بتاريخ 11/9/1409 هـ، واستناداً إلى المرسوم الملكي رقم (م/55) وتاريخ 23/10/1409 هـ المتضمن الموافقة على نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، حيث رأت الجامعة أهمية إنشاء مركز بمسمى " مركز الوثائق والمحفوظات " يعنى بحفظ كافة الوثائق والمحفوظات، وإتاحة الرجوع إليها عند الحاجة وفق التعليمات المنظمة لذلك.


يعمل المركز على الاهتمام بالوثائق الرسمية الناتجة عن أعمال كافة الوحدات الأكاديمية والإدارية بالجامعة، وتطبيق كافة السياسات والأنظمة والقرارات ذات العلاقة باقتناء وتنظيم وحفظ وتداول الوثائق الرسمية، ويتيح المركز جميع الوثائق الخاصة بالجامعة من تاريخ إنشائها لجميع منسوبيها والمستفيدين وإمكانية الرجوع إليها بأحدث الطرق وأسرعها.


الرؤية


الرسالة



الأهداف


يهدف مركز الوثائق إلى تحقيق ما يلي:
  1. أن تخدم الوثائق الأغراض التي أنشأت من أجلها.
  2. التنفيذ السليم لأنظمة الوثائق ولوائحها وسياساتها والقرارات والتعليمات المرتبطة بها.
  3. توعية العاملين بالمركز والجامعة بأهمية الوثائق.
  4. تنظيم وثائق ومستندات الجامعة ولوائحها.
  5. توفير الوثيقة المناسبة في الوقت المناسب.
  6. إزالة الازدواجية في الحفظ، والتخلص من الوثائق التي فقدت قيمتها أو لا حاجة لها.
  7. إيجاد كوادر متخصصة في مجالات حفظ وتنظيم الوثائق والمحفوظات.​



مدير الوحدة


يرتبط مدير المركز بوكيل الجامعة للتطوير والجودة ويتولى مدير المركز إدارة وتصريف شؤونه بهدف العمل على تحقيق أهداف المركز ، وذلك باقتناء الوثائق من جميع وحدات الجامعة الإدارية والأكاديمية والمساندة ومراكز البحوث والمستشفيات الجامعية وتنظيمها وحفظها وتيسير سبل الإفادة منها ، وله في سبيل ذلك ما يلي:

1. إعداد الخطة الخمسية للمركز في إطار لوائح وأهداف الجامعة، ومتابعة تنفيذها.
2. إعداد الميزانية السنوية للمركز واعتمادها من اللجنة الدائمة للوثائق.
3. اقتراح اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في المركز، ومتابعة تنفيذها بعد إقرارها.
4. الإشراف الإداري والفني على الوحدات الإدارية والأقسام الفنية المرتبطة به.
5. متابعة سير الأعمال في كل إدارة بالمركز وتنسيق العمل بين الإدارات والأقسام.
6. وضع القواعد والمعايير لمطبوعات الجامعة وضبط إصدارها وفقاً للمعايير المعتمدة.
7. وضع معايير لكل نوع من أنواع المكاتبات الرسمية وفقاً للقواعد المعتمدة.
8. توحيد نماذج الأعمال المتماثلة في وحدات الجامعة وإداراتها المختلفة.
9. تحديد المعلومات التي يجب أن تتوفر في المكاتبات الرسمية للجامعة وقطاعاتها.
10. توحيد مقاسات الأوراق المستخدمة لكل نوع من أنواع المعاملات الرسمية في الجامعة.
11. التنسيق مع الاتصالات الإدارية في قطاعات الجامعة لتوحيد نماذج العمل وإجراءاته.
12. إعداد إحصائية شهرية عن الوثائق التي تم إتلافها في وحدات الجامعة.
13. تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم للأوراق المتلفة في وحدات الجامعة.
14. ترحيل الوثائق دائمة الحفظ للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد إنتهاء مدة حفظها في الجامعة.
15. التنسيق والتعاون مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات وتبادل المعلومات والخبرات مع مراكز الوثائق والمحفوظات الوطنية والعربية والدولية.
16. الاشتراك في المنظمات والهيئات المتخصصة إقليمياً ودولياً.
17. تحديد احتياجات المركز من الكوادر البشرية والأجهزة والمواد و توفيرها.
18. تقديم تقارير دورية بإنجازات المركز والاقتراحات التطويرية.


الهيكل التنظيمي


الأنظمة و اللوائح

اسم اللائحة \ النظام تحميل
القواعد والترتيبات اللازمة للاستفادة من المواد الأولية للأوعية الورقية المتلفة
السياسة العامة للوثائق والمحفوظات
نظام الوثائق والمحفوظات
لائحة الوثائق والمحفوظات المالية
اللائحة الموحدة للوثائق والمحفوظات الادارية
لائحة الاطلاع على الوثائق والمحفوظات وتداولها
لائحة التزويد بالوثائق والمحفوظات وإعارتها
لائحة أوعية الوثائق
التأكيد على الأجهزة الحكومية بأن تتم عملية إتلاف الوثائق وفقاً للائحة الإتلاف الصادرة لعام 1416هـ
لائحة إتلاف الوثائق
لائحة ترحيل الوثائق
لائحة إيداع الوثائق
لائحة تقويم الوثائق
لائحة حفظ الوثائق

الروابط


أسئلة و استفسارات


أخبار الوحدة



الروابط المهمة

الروابط المهمة

الأقسام

النماذج

عدد النماذج (0)
اسم النموذج معاينة النموذج تحميل النموذج

إنجازات الوحدة

اتصل بنا

  • المملكة العربية السعودية ،تبوك 71491
  • ut@ut.edu.sa
  • 014 427 3022
  • 014 427 3022