سياسة خصوصية الاستخدام للبيانات

 

مقدمة

تعد جامعة تبوك من الجامعات الرائدة في الجوانب التعليمية والبحثية و الخدمة المجتمعية و هي رائدة في تكوينها للبيئة العلمية الأكاديمية بأسسها وسياساتها التي تعزز من تحقيق رؤى و طموحات المملكة العربية السعودية في مخرجاتها والتي ترتكز على النظم و التشريعات واللوائح المعمول بها و التي تتحقق بالامتثال الكامل من الجامعة لكل ما منه زرع الثقة لدى المستفيدين مما تقدمة الجامعة من خدمات لهم. ومن منطلق اهتمامها بتعزيز ثقة الخصوصية التامة التي أكدتها المادة الثانية عشر من نظام حماية البيانات الشخصية فيما تحتويه الجامعة من بيانات متعددة تُجمع بالطرق المباشرة وغير المباشرة في شتى جوانبها الإدارية والأكاديمية والبحثية ومشاريعها التنموية التي تصب في مصلحة المستفيدين و خصوصيتهم. مستخدمة أفضل النظم التقنية الحديثة من خلال قنواتها المتعددة و المعلنة على موقعها الإلكتروني و قنوات التواصل الأخرى.

البيانات الشخصية التي يتم جمعها

          تجمع الجامعة البيانات التالية :-

1. البيانات الوظيفية :  كل ما يتعلق بالوظيفة داخل وخارج الجامعة من التقديم وحتى نهاية الخدمة مثل :الوصف الوظيفي، المرتبة والدرجة ، القرارات والترقيات والتعيينات والتعاقدات...وغيرها.
2. البيانات الأكاديمية: كل ما يدخل في اختصاص العملية الأكاديمية التعليمية من سجلات وقيد و جداول و الأنصبة تعليمية.
3. البيانات البحثية: المشاريع البحثية وتمويلها والشراكات البحثية و الاستبانات و الإحصاءات العلمية مع تأكيد إخفاء الهوية إذا استلزم الأمر وفق حماية البيانات الشخصية.
4. البيانات المالية : تشمل البيانات التي يتم جمعها لأغراض إجراء عمليات الدفع والمكافآت كرقم الحساب والآيبان.
5. البيانات الشخصية الأساسية: تشمل الاسم والجنس ورقم الهوية والجنسية والحالة الاجتماعية وغيرها من البيانات المحددة للهوية التي تحتاجها الجامعة لإتمام أعمالها.
6. البيانات الطبية الصحية:  تضم الجامعة فئات من ذوي الإعاقات فيتم جمع بياناتهم لتقديم أفضل الخدمات لهم. و  لدى الجامعة  إدارة طبية ومشروع مستشفى طبي يُعنى بالبيانات الطبية والصحية للمستفيدين. وتتلقي الجامعة الأعذار الطبية في الحالات المرضية أو الإجازات الطبية.
7. بيانات التواصل والقنوات الإلكترونية: وتشمل بيانات مثل أرقام الهواتف والبريد الإلكتروني والعنوان الشخصي(العنوان الوطني) و بيانات الدخول للحسابات في المنصات والتطبيقات التابعة للجامعة كأسماء المستخدمين وكلمات المرور.
8. البيانات التعاقدية: بيانات المشاريع التنموية داخل الجامعة و الجهات المنفذة لها وغيرها مما يتعلق بمتطلبات العمليات التعاقدية.

كيف يتم جمع بياناتك الشخصية وما هو الغرض من جمعها

تجمع البيانات الشخصية من خلال الطرق والسُبل و الوسائل المباشرة من صاحب البيانات أو غير المباشرة من الجهات الأخرى بتنوع اختصاصاتها وفقاً للمادة الأولى من نظام حماية البيانات الشخصية و فقرته السادسة.

وتلك الوسائل المباشرة وغير المباشرة هي على سبيل المثال لا الحصر:

1. القنوات الرسمية للجامعة أثناء التواصل: في الجوانب الأكاديمية أو البحثية أو التوظيفية.
2. استطلاعات الرأي والتقييم.
3. الاستفسارات والمقترحات.
4. التسجيل الإلكتروني و نماذجه.
5. الخدمات التي تُعنى بجمع البيانات.
6. الحصول على البيانات من جهات أخرى متعددة حكومية و خاصة فيما هو من اختصاصاتها.
7. البيانات التقنية التي تسجل من خلال ( IP) أو ملفات تعريف الارتباط(  Cookies   ) أثناء الزيارات للموقع الإلكترونية.

تتعدد و تختلف أغراض جميع البيانات الشخصية من جهة إلى جهة أخرى حسب طبيعة عملها و معالجتها لتلك البيانات لذا فإن غرض الجامعة من المعالجة والجمع منحصرة فيما يدور في اختصاصاتها فيما يخدم الجوانب الأكاديمية و البحثية و الإدارية والتوظيفية و مشاريعها التنموية الداخلية وتطوير مخرجاتها وتقديم أفضل الخدمات للمستفيدين إنفاذا للمادة الثالثة عشر الفقرة الثانية من نظام حماية البيانات الشخصية وتحقيقاً للمصالح التي أكدتها المادة الأولى بفقراتها الرابعة والخامسة والسادسة من اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية.

كيف تعالج وتستخدم بياناتك الشخصية

تعالج البيانات الشخصية داخل الجامعة وفقاً لتطبيق سياسات الجامعة و امتثالها لنظام حماية البيانات الشخصية في نص المادة الأولى الفقرة الخامسة و المادة الثالثة عشر منه واللوائح التنفيذية المنبثقة من ذات النظام في مادتها الحادي والعشرون.

وعليه نوضح بعضاً من تلك الاستخدامات والمعالجات على سبيل المثال لا الحصر:

1. للأعمال التنظيمية والإدارية.
2. لإتمام الطلبات والخدمات الخاصة بالكوادر الأكاديمية والإدارية والطلابية.
3. إجراء تحليل وإحصاء للبيانات لاتخاذ القرارات.
4. إرسال رسائل توجيهية توعوية أو رسائل تتعلق بالخدمات المقدمة.
5. تستخدم البيانات الشخصية كذلك لإتمام عملية قبول الطلاب ومتابعة مسيرتهم التعليمية، ولتزويد جهات التوظيف ببياناتك بعد التخرج. 
6. الرد على الطلبات والاستفسارات.
7. تطوير وتحسين تجربة المستفيدين.
8. إعداد الأنشطة و الدراسات التي تخدم الجامعة والمستفيدين.

كيف تتم مشاركة بياناتك الشخصية

قد تشارك الجامعة بياناتك الشخصية بعد جمعها و معالجتها مع الجهات العدلية والقضائية أو الأمنية والجهات الحكومية الأخرى أو غير الحكومية و لكن في إطار سياسات الجامعة المقيدة بالأنظمة. و تؤكد الجامعة على امتثالها الكامل لكل ما يحقق الخصوصية و الحماية للبيانات الشخصية في إطار الأنظمة و اللوائح التي تُشرع خصوصية البيانات و حمايتها و التي منها نظام حماية البيانات الشخصية و اللوائح والسياسات المعنية بذلك مثل سياسات مشاركة البيانات . و الغاية من ذلك كله هو تقنين مشاركة و تداول البيانات الشخصية و حمايتها من عدم تعريضها لما قد يؤثر على أصحابها. لذا فإن البيانات التي تَعني المستفيدين داخل الجامعة لا يمكن الوصول إليها أو تبادلها أو مشاركتها إلا وفق ضوابط و قنوات حددتها الأنظمة المشار إليه أعلاه منها ما يستلزم الموافق ومنها يستثنى من الموافق إما لاستكمال متطلبات قضائية أو أمنية ومنها ما يتحقق فيه المصلحة المتحققة لصاحب البيانات استنادا على ما أشارت إلى المادة الأولى في فقرتها الخامسة من اللائحة التنفيذية والمادة 5،6،7 من نظام حماية البيانات الشخصية.

وهذه المشاركة يسبقها الكثير من الإجراءات التي تحكمها وفقاً لسياسة مشاركة البيانات و التي منها اتفاقية مشاركة البيانات و نموذج ضوابط مشاركة البيانات. وهذا يعد من أولويات الجامعة في بناء الثقة لتلك الخصوصية واصحابها. 

من أمثلة المشاركة لبياناتك الشخصية

1. الجهات القضائية و الأمنية .
2. الجهات الحكومية التي لها ارتباط بطبيعة نشاط الجامعة وذلك لأغراض التكامل، على سبيل المثال لا الحصر: وزارة التعليم، وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، مركز المعلومات الوطني. 
3. الجهات التي تتعاون معها الجامعة بناء على اتفاقيات أو مذكرات تفاهم لتبادل البيانات، وذلك لأغراض مشروعة منها التعليم أو التوظيف أو الخدمات الأخرى. 
4. جهات التوظيف (نشارك معها بيانات الخريجين وذلك لأغراض التنسيق الوظيفي وتوفير فرص العمل).
5. الجهات الأخرى المقدمة للتدريب أو الجهات المستفيدة من التدريب (نشارك معها البيانات الشخصية لأغراض التدريب).

المسوغات النظامية لجمع ومعالجة بياناتك الشخصية

1. نظام حماية البيانات الشخصية بجامعة بتبوك
2. نظام حماية البيانات الشخصية الصادر  بالمرسوم الملكي رقم  م/19 وتاريخ 9/ 2/ 1443هـ و المعدل بموجب المرسوم الملكي رقم م/148 وتاريخ 5/ 9/ 1444هـ .
3. اللائحة التنفيذية لنظام حماية البيانات الشخصية الصادرة بقرار رقم 1516 وتاريخ 19/2/1445ه
4. وثيقة سياسة مشاركة البيانات الصادر من الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي والمحدثة بالإصدار 2.0.
5. موافقتك الصريحة  وفقاً لنص المادة الخامسة من نظام حماية البيانات الشخصية و التي يمكنك العدول عنها في أي وقت على ألا يؤثر على عمليات المعالجة التي تمت بناء على مسوغات نظامية أخرى. وما يرد على هذه الموافقة الصريحة من استثناءات اكدتها المادة السادسة وفقراتها الأربع من ذات النظام و المادة السابعة.

قد تكون المسوغات النظامية سالفة الذكر مستندا قانوني منفرداً في أحدها أو مجتمعة في معالجة شيء من هذه الخصوصية.

كيف نقوم بتخزين بياناتك الشخصية

يتم تخزين بياناتك الشخصية ومعالجتها والاحتفاظ بها وإتلافها بطريقة آمنة تمنع فقدانها أو إساءة استخدامها أو الوصول غير المصرح به وفق الأنظمة والسياسات المعمول بها في الجامعة ويتم ذلك داخل الحدود الجغرافية للجامعة بالمملكة العربية السعودية لضمان المحافظة على السيادة الوطنية الرقمية لهذه البيانات.

حقوقك فيما يتعلق بمعالجة بيانات الشخصية

بموجب نظام حماية البيانات الشخصية، فإن لديك الحقوق الآتية، والتي تعتمد بشكل أساسي على الغرض من جمع ومعالجة البيانات الشخصية:

1. الحق في العلم: ويشمل ذلك إحاطته علماً بالمسوغ النظامي لجمع بياناته الشخصية والغرض من جمعها، ويمكنك الاطلاع على كافة التفاصيل من خلال سياسية الخصوصية أو يمكنك التواصل معنا على البيانات الموضحة أدناه،
2. الحق في الوصول إلى بياناتك الشخصية: يحق لك الوصول إلى بياناتك الشخصية المتوافرة لدينا ، وفق الضوابط والإجراءات التي تحددها اللوائح، ودون إخلال بما ورد في المادة (التاسعة) من النظام.
3. الحق في طلب الحصول على بياناتك الشخصية: يحق لك الحصول على بياناتك الشخصية المتوافرة لدينا بصيغة مقروءة وواضحة، وفق الضوابط والإجراءات التي تحددها اللوائح
4. الحق في تصحيح بياناتك الشخصية: يحق لك طلب تصحيح بياناتك الشخصية المتوافرة لدينا، أو إتمامها، أو تحديثها وذلك عن طريق التواصل مع الجهة المسؤولة داخل الجامعة، وسيتم مراجعتها وتحديثها خلال فترة محددة وسيتم اشعارك بذلك.
5. الحق في إتلاف بياناتك الشخصية: يحق لك تقديم طلب إتلاف بياناته الشخصية الموجودة لدينا مما انتهت الحاجة إليه وذلك دون الإخلال بما تفتضيه (المادة الثامنة عشرة) من نظام حماية البيانات الشخصية. ( يحق للجامعة تقييم وتحديد إمكانية إتلاف البيانات دون التأثير على قدراتها على تقديم الخدمات مستقبلاً أو قدراتها على استيفاء أي متطلبات نظامية).
6. الحق في الرجوع عن موافقتك على معالجة بياناتك الشخصية: يحق لك الرجوع عن موافقتك على معالجة بياناتك الشخصية -في أي وقت- ما لم تكن هناك مسوغات نظامية تتطلب عكس ذلك.

في حال تم تقديم طلب لممارسة أحد هذه الحقوق، سيتم الرد عليك خلال ثلاثين يوما من تاريخ استلام الطلب كاملا.

ولمزيد من التفاصيل عن معالجة بياناتك الشخصية، وكيفية ممارسة حقوقك، يمكنك التواصل مع مسؤول حماية البيانات الشخصية بجامعة تبوك، حسب بيانات التواصل الموضحة أدناه .

كيف تقدم شكوى أو اعتراضا

في حال وجود اعتراضات أو تساؤلات أو مخاوف تتعلق بإشعار الخصوصية . يمكنك تقديم شكوى إلى جهة الاختصاص على إحدى القنوات التالية:

مسؤول حماية البيانات الشخصية   Pdp@ut.edu.sa

مشرف وحدة حوكمة  البيانات            Dmo@ut.edu.sa ت: 0144561211

وفي حال عدم رضاك عن كيفية معالجة الاعتراض أو الشكوى خلال ثلاثين يوما، يمكنك تقديم شكوى إلى:-

 الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (   sdaia.gov.sa    )

منصة حوكمة البيانات الوطنية (   dgp.sdaia.gov.sa   ).

تحتفظ الجامعة بحق تحديث سياسة الخصوصية كل ما ألزم الأمر ذلك من وقت لآخر ،لذا فأنت ملزم بالاطلاع على مستجدات هذه السياسة. وفي حال التغيير الجوهري لهذه السياسة يتم الإشعار بذلك.

​