تهدف وحدة الوثائق الدائمة إلى العناية بالوثائق التي في مرحلتها الثالثة من عمرها (الدائمة) وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطة التصنيف والقواعد والإجراءات وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
المهام:
- استقبال وتسلم الوثائق الدائمة من إدارات وفروع الجهاز بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
- تهيئة أماكن الحفظ الدائم وتجهيزها بما يلزم من الأرفف والخزائن ووسائل السلامة.
- تجهيز وترحيل الوثائق الدائمة الحفظ إلى المركز الوطني للوثائق والمحفوظات بعد انتهاء مدة حفظها في المركز وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
- إتلاف الوثائق المؤقتة الحفظ بعد انتهاء المدة الزمنية المقررة لحفظها والإتلاف والترحيل وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
- التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.
- تزويد إدارات وأقسام ووحدات الجامعة بصور من الوثائق القديمة عند الحاجة إليها بحسب القواعد والإجراءات المعتمدة.
- تمكين المستفيدين من خارج الجامعة من الاطلاع على الوثائق أو تداولها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
- التأكد من صحة ودقة واكتمال البيانات المقدمة للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات عن وثائق الجامعة.
- تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
- حفظ بيانات ومحاضر الترحيل والإتلاف، وتوفير البيانات الإحصائية المتعلقة بذلك.
- الإجابة عن الأسئلة والاستفسارات حول الوثائق المحفوظة.
- إعارة أصول الوثائق أو نسخها إلى الإدارات والأقسام والوحدات وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
- متابعة إعادة الوثائق المعارة إلى أماكن حفظها وفقاً للقواعد والإجراءات المعتمدة.
- تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
- إعداد التقارير الإحصائية المتعلقة بخدمات المستفيدين اليومية والشهرية.
- تزويد المركز الوطني للوثائق والمحفوظات ببيانات التسجيل والتسليم لأكياس الأوراق المتلفة في إدارات وأقسام الجامعة.
- أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.