تهدف وحدة الوثائق متوسطة النشاط إلى العناية بالوثائق في مرحلتها الثانية (متوسطة النشاط)، عند نقلها من الادارات و الوحدات التنظيمية التي نشأت فيها إلى مركز الوثائق والمحفوظات في الجامعة.
المهام:
- استقبال وتسلّم الوثائق من إدارات وفروع الجامعة بحسب التعليمات المنظمة لذلك.
- اختيار رؤوس الموضوعات للوثائق المكشفة وفقاً لقائمة رؤوس الموضوعات المعتمدة في المركز.
- الإشراف على تنظيم وحفظ أوراق وسجلات العمل.
- تجهيز الوثائق ومسحها إلكترونياً وترحيلها للحفظ.
- الاشتراك في لجان الإتلاف والترحيل.
- متابعة أعمال مراجعة وتدقيق عمليات الفهرسة والمسح الضوئي والتكشيف والتصنيف التي تجري على الوثائق.
- التأكد من صحة البيانات والوثائق ومطابقتها أدلة التصنيف والترميز وقواعد الفهرسة.
- استكمال النواقص ومعالجة الملحوظات بالتنسيق مع الإدارات والأقسام والوحدات المختصة وذات العلاقة.
- تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
- تحديد الوثائق المعدة للتكشيف.
- تحديد المفاهيم والموضوعات التي تعالجها الوثائق.
- إدخال بيانات الوثائق في قاعدة بيانات المركز.
- إدخال بيانات مدد حفظ الوثائق في قاعدة البيانات.
- تزويد الوحدات بالمقترحات والأفكار المتعلقة بعمليات التقويم وأدلة التصنيف والترميز، التي تنتج من خلال التطبيق العملي.
- أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.