تهدف وحدة الوثائق النشطة إلى الاهتمام بالوثائق خلال فترة وجودها في الادارات التنظيمية المختلفة في الجامعة، قبل نقلها إلى مركز الوثائق والمحفوظات، لضمان سلامة التعامل معها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية .
المهام:
- إعداد اللوائح والقواعد والإجراءات المنظمة للعمل في الادارة.
- إعداد خطة التصنيف والترميز للجهاز وأدلتها وفقاً لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية.
- العمل على تنظيم الوثائق وفقاً للوائح المعتمدة من المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
- العمل على تطوير وتحديث قواعد وإجراءات تنظيم الوثائق وقوائم رؤوس الموضوعات المعتمدة.
- تحديد مدد حفظ الوثائق بالتعاون مع اللجنة الدائمة للوثائق، ومتابعتها.
- إعداد وتحديث دليل الترميز الداخلي للجامعة وفروعها وفق ترميز الأجهزة الحكومية، بالاشتراك مع الإدارات المختصة بالجامعة، وبالتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات في ذلك.
- متابعة تطبيق الوحدات والإدارات المختلفة في الجامعة لخطة التصنيف والترميز.
- تحديد احتياجات الوحدة من القوى العاملة والأجهزة والمواد.
- تقديم تقارير دورية عن إنجازات الوحدة والاقتراحات المناسبة لتطويرها.
- تقويم عمليات تنظيم الوثائق، والعمل على تطويرها.
- التنسيق الفني لمهمات اللجنة الدائمة للوثائق ولجان التقويم والإتلاف والترحيل.
- أي مهمة أخرى تكلف بها الوحدة في مجال اختصاصها.