إستخدام خدمة البريد الإلكتروني الرسمي

الهدف

تهدف هذه السياسة إلى توعية منسوبي الجامعة بأهمية التعامل مع خدمة البريد الإلكثروني الرسمي ، وأدارتها من قبل الجامعة، و تحديد الإجراءات اللازمة لحماية سرية وسلامة وتوافر الخدمة 

النطاق

تنطبق هذه السياسة على جامعة تبوك ، وعلى كافة الأطراف  المعنية بما في ذلك الشركاء، أو الشركات التابعة لها، وعلى نظم معالجة البيانات ونظم ضبط العمليات التي تحتوي على، أو تستخدم معلومات و/أو تسهيلات تعود ملكٌتها للجامعة.

وتسري هذه السياسة على كافة الموظفين/ المستخدمين الذين يعملون بصورة مباشرة أو غير مباشرة لدى الجامعة، أو الجهات التابعة لها أو أية جهة تقوم بتنفيذ عمل نيابة عن الجامعة يتضمن استخدام الأصول المعلوماتية التابعة لها.

المالك

 إن جميع عناوين البريد الالكتروني التابعة لجامعة تبوك ، أو غيرها من عناوين البريد الالكتروني التي تحتوي على إشارة واضحة إلى الجامعة أو إلى أي من إداراتها الداخلية والمستخدمة من قبل الجامعة بهدف التواصل بين الجامعة والجهات الأخرى، أو التواصل داخل الجامعة، سوف تظل ملكا خاصا للجامعة.

محور السياسة

البيانات هو أحد الاصول الهامة للجامعة. جميع منسوبي الجامعة مسؤوليين عن حماية  سرية وسلامة وتوفر البيانات التي تم إنشاؤها أو تخزينها أو استخدامها أو ارسالها من قبل الجامعة، بغض النظر عن  نوع الوسائط التي توجد عليها البيانات او شكلها (سواء اكانت الكترونية، او  ورقية أو اشكال اخرى)

السياسة و الإجراءات

- يسمح لجميع منسوبي جامعة تبوك بالحصول على عنوان بريد إلكتروني بعد موافقة عمادة تقنية المعلومات.
- يجب على جميع المستخدمين لخدمة البريد الإلكتروني التعامل بحذر وإستخدامه لغرض العمل فقط.
- على كافة المستخدمين التحلي بحُسن التقدير فيما يختص بمعقولية الاستخدام الشخصي للبريد الالكتروني.
- ملكية عناوين البريد الالكتروني: إن جميع عناوين البريد الالكتروني التابعة لجامعة تبوك ، أو غيرها من عناوين البريد الالكتروني التي تحتوي على إشارة واضحة إلى الجامعة أو إلى أي من إداراتها الداخلية والمستخدمة من قبل الجامعة بهدف التواصل بين الجامعة والجهات الأخرى، أو التواصل داخل الجامعة، سوف تظل ملكا خاصا للجامعة.
- استخدام عناوين البريد الإلكتروني: يحق لكل من منسوبي جامعة تبوك أن يستخدم وبشكل حصري حساب بريد إلكتروني واحد. ويتم توفير حسابات البريد الإلكتروني وعناوينها فقط لغرض تيسير أداء المهام المطلوبة داخل الجامعة.ولذلك فإن ملفات البريد الإلكتروني المخزنة على نظام البريد الإلكتروني للجامعة بما في ذلك تلك التي تحميها كلمة مرور لا ينبغي اعتبارها من الممتلكات الشخصية للموظف، بل تعتبر جزء لا يتجزأ من البيئة الالكترونية للجامعة، تملكها وتديرها الجامعة وفقا لهذه الأحكام.
- المراسلات الشخصية: إن حسابات البريد الإلكتروني مخصصة فقط للأعمال المتعلقة بالجامعة، وبالتالي لا ينبغي أن تستخدم بغرض المراسلات الشخصية أو المراسلات التي لا تتعلق بأمور الجامعة، وعلى ضوء ذلك ينصح باستخدام البريد الإلكتروني الخاص عند إرسال أو استقبال رسائل إلكترونية خاصة أو غير متعلقة بالجامعة.
- على كافة المستخدمين عدم الاشتراك في أية أنشطة غير قانونية كالدخول غير المصرح به، والاختراق، أو التسبب بإدخال مايضر بالحواسيب أو إدخال الفيروسات، أو القيام بتصرفات من شأنها التسبب في تعطيل استخدام  البريد الالكتروني .
- يتحمل مستخدمو البريد الإلكتروني مسؤولية الحفاظ علي محتويات بريدهم الإلكتروني بدون ادني مسؤولية على عمادة تقنية المعلومات.
- يرجى الحفاظ على عدم تضمين البريد الالكتروني بالمحتوى الغير مرغوب فيه والضار والتصيد 
ومن الأمثلة على المحتوى أو السلوك غير المرغوب فيه:
1-  المحتويات المحظورة : ان البريد الإلكتروني لايستخدم لإنشاء أو توزيع أي هجوم، أو الرسائل التخريبية، بما في ذلك رسائل تتضمن تعليقات مسيئة عن العرق أو الجنس أو المواد الإباحية، أو المعتقدات السياسية او الدينية . 
2- إرسال رسائل إلكترونية تطوعية أو غير مرحب بها.
3- إرسال أو تحميل الرسائل أو الصور المغرضة أو ذات المحتوى التهديدي أو كل ما يشابه ذلك.
4- تحميل أو استخدام معلومات أو مواد محمية بأنظمة الحماية الفكرية.
5- إرسال رسائل إلكترونية تنتهك قانون CAN-SPAM أو أية قوانين أخرى لمكافحة المحتوى غير المرغوب فيه
6- بيع أو تبادل أو نشر عناوين البريد الإلكتروني لأي شخص بدون موافقته.
7- استخدام البريدالإلكتروني في تنفيذ مخططات احتيالية أو خداع المستخدمين بأية وسيلة أخرى
8- توزيع برامج ضارة مثل الفيروسات والفيروسات المتنقلة ونقاط الخلل وأحصنة طروادة والملفات التالفة وأية عناصر أخرى من هذا القبيل ذات طبيعة تخريبية أو خداعية.
9- استخدام التصيد للمحاولة في التخفي في هوية كاذبة للحصول على بيانات المستخدمين الآخرين مثل كلمات المرور والتفاصيل المالية وأرقام الهوية الصادرة عن جهات حكومية
 
- عدم استخدام البريد الالكتروني الجامعي في النشاطات التجارية، ما لم يصدر بشأنه موافقة الجهات المختصة في الجامعة.
- ينبغي عدم نقل المعلومات الشخصية أو إطلاع أية جهة أخرى عليها.
- لا يسمح للمستخدمين، وتحت أي ظرف من الظروف بتبادل أسماء المستخدمين وكلمات المرور فيما بينهم.
- يجب الحفاظ على خصوصية وسرية اسم المستخدم وكلمة المرور إلى البريد الالكتروني، وأن يتم تخصيصها واستخدامها بصورة آمنة.
- على كافة موظفي الجامعة الالتزام بالقواعد عند اختيارهم لكلمات المرور الخاصة بهم.
- يجب العمل فورا على تغيير كلمة المرور في حالة وجود أي شك بانكشافها وإبلاغ عمادة تقنية المعلومات عبر البريد
- يسمح لمستخدمي البريد الالكتروني الجامعي الاستفادة من  المميزات  المتاحة في Google Apps بغرض الإفادة منها لأهداف تخدم العمل الرسمي من النواحي الإدارية والأكاديمية والبحثية وخدمة المجتمع.
- يحق للمنسوب الاشتراك في المجموعات البريدية التي تحقق أهداف العمل وليس أهداف شخصية .
- يتم إيقاف البريد الإلكتروني للموظف الذي انتهي عقده – تقاعد عند توقيع اخلاء الطرف بعمادة تقنية المعلومات
- خصوصية حسابات البريد الإلكتروني: على الرغم من أن الجامعة تسعى دائما إلى احترام خصوصية حسابات البريد الإلكتروني وجميع المراسلات الواردة فيه، إلا أنها تحتفظ لنفسها بالحق في الوصول إلى حسابات البريد الإلكتروني في الحالات التي يكون فيها مثل هذا الدخول مطلوب للمصلحة العامة، تحقيق قانوني و لا يترتب على ذلك أي مسؤولية قانونية.
- يتم تقيد الاستخدام حسب قوانين المملكة المعمول بها مع عدم وضع صور مخالفة أو استخدام البريد أو تغيير البيانات الخاصة بالمستخدم من معلومات الشخصية أو اسم المعرف أو صورة المعرف وما يتبعها من مسمى صور أو ما شابه ذلك إلى اي دلالات لا تتوافق مع سياسات وقوانين المملكة أو سياسات الجامعة المنشورة

الالتزام

جميع منسوبي الجامعة من اعضاء هيئة تدريس او اداريين او موظفين او متعاقدين او طلاب مسئولين عن الحفاظ على بيانات ومحتويات  بريدهم الإلكتروني ،

و يجب عليهم الوعي والامتثال لهذه السياسة وان اي انتهاكات لهذه السياسة يمكن أن يؤدي إلى اتخاذ إجراءات تأديبية و / أو إجراءات قانونية. وتضمن هذه الإجراءات على سبيل المثال لا الحصر : •  حجب جميع الامتيازات الممنوحة للموظف .  •إيقاف الدخول لخدمة البريد الإلكتروني بالجامعة .  • جزاءات قد تكون مالية أو تأديبية 

معايير الإستثناء

تهدف هذه السياسة إلى وضع ضوابط لإستخدام خدمة البريد الإلكتروني المقدمة من قبل جامعة تبوك وعند الحاجة يمكن التقدم بطلبات الحصول على استثناءات بصورة رسمية إلى إدارة امن المعلومات مع توضيح مسوغات الاستثناء والمزايا التي قد تنجم عنه على أن يتم الموافقة عليها من لجنة امن المعلومات بعمادة تقنية المعلومات