تمثل مديرة الإدارة صمام الأمان للكلية وهي على معرفة بسير إجراءات العمل0وتتولى فرز جميع المعاملات الواردة لوكيلة الكلية وإحالتها لذوي الإختصاص0كما تنظم وقت الوكيلة وتذكرها بأعمالها اليومية والأسبوعية ،كما تقدم لها العون في الرد على إستفسارات الهاتفية والخطابية ،ومراجعة جميع المعاملات للتأكد من صحتها والجهة المحالة إليها ويقترح ألا تتغير بتغير وكيلة الكلية 0

الإرتباط التنظيمي:

ترتبط مباشرة بوكيلة الكلية0

مهام مديرة الإدارة :

*الإشراف على إستقبال مكتب الإدارة لجميع الخطابات الواردة لوكيلة الكلية من داخل الكلية وخارجها وعرضها على الوكيلة والإشراف على إحالة المعاملات الصادرة من مكتب الوكيلة إلى الإدارات والأقسام التعليمية أوالمسؤولات في الكلية عن طريق السكرتارية ومسئولة الصادر والوارد بعد توقيعها من الوكيلة0

*جمع البيانات اللازمة للمعاملات وتنظيمها قبل عرضها على الوكيلة لإتخاذ قرار بشأنها0

*إعداد إجابات للأمور العاجلة والسرية وتصديرها للجهة الموجهة لها بعد توقيع الوكيلة عليها0

*تنظيم الإجتماعات التي تعقدها الوكيلة وإعداد المحاضر وتوقيعها من ذوي العلاقة0

*المساهمة في تنظيم المعلومات في الكلية ،وتضيف الوثائق وفق الأسس العلمية للمحفوظات والعمل على سهولة وسرعة إسترجاعها ، وتوفيرها للمعاملات في الكلية وأقسامها0

*ترتيب وتنظيم وتنسيق وقت مواعيد وارتباطات الوكيلة وجدولها زمنياً داخل الكلية وخارجها0

*إستقبال المراجعات والزائرات والرد على طلباتهن وإستفساراتهن وتوجيههن وترتيب موعد مقابلاتهن للوكيلة إذا إقتضى الأمر وتسهيل مهمتهن بإفاداتهن بما آلت إليه معاملاتهن سواءاً في حضور الوكيلة أو في غيابها سواءاً أكان ذلك الغياب لتمتع الوكيلة بإجازتها السنوية أوغير ذلك0

* إستقبال وتحويل وإرسال الإتصالات الهاتفية للوكيلة0

*حفظ الملفات الخاصة بالوكيلة وتنظيمها بطريقة تضمن المحافظة عليها وإسترجاعها بيسر وسهولة0

*فتح صندوق الإقتراحات والشكاوي وتسليم ماورد به للوكيلة ثم طباعة الرد على هذه المقترحات والشكاوي0

*الإشراف على سكرتارية الوكيلة وتقسيم العمل بينهن0

*إرسال الدعوات لمجلس الكلية أو أي إجتماعات أخرى مع الوكيلة0

*تبليغ الإدارة بتمتع الوكيلة بالإجازات وأنواعها ورفع التقارير لشئون الموظفات0

*إعداد تقارير كل ثلاثة أشهر عن نشاط المكتب والعقبات والمشاكل التي يواجهها في تأديته لأعماله والحلول المقترحة لمواجهتها بالإضافة إلى إعداد التقرير السنوي عن نشاط المكتب 0

*القيام بأي مهام مستجدة أوما تكلف بها من قبل الرئيسة المباشرة في مجال الإختصاص0